Zwangsurlaub: Der Wahnsinn zum Jahresende

Zu jedem Jahresende bricht in den Unternehmen das Jahresendfieber aus, was sich nicht nur darin zeigt, dass Budgets teilweise auch unsinnig ausgegeben werden. Die gleiche schlechte Panik bricht teilweise auch hinsichtlich der offenen Urlaubstage aus. Nicht zuletzt aufgrund der schlechten Planung im Management stellt man immer wieder "überrascht" fest, dass einige wichtige Mitarbeiter viele Tage an Resturlaub vor sich herschieben.

Da solcher Resturlaub zu ergebnisreduzierenden Urlaubsrückstellungen führt, wird im schlimmsten Fall entschieden, dass auch wichtige Mitarbeiter ihren Urlaub bis zum Jahresende abbauen müssen. Weil diese Anweisungen häufig von Personalabteilungen kommen, ist zu befürchten, dass die individuellen Verhältnisse beim Mitarbeiter und in seiner Abteilung nicht berücksichtigt werden.

Wenn dann im Dezember wichtige Probleme z. B. in den Projekten auftauchen, wird man auf gelichtete Reihen treffen, weil viele Leistungsträger auch gegen ihren Willen – sie wollen an ihren Projekten weiterarbeiten – in den Urlaub gehen mussten. Der Schaden ist mehrfach:

1. Die Arbeit an wichtigen Projekten bleibt liegen. Das hindert das Management aber nicht, im Frühjahr zu fragen, warum der Projektplan nicht eingehalten wird.
2. Den Mitarbeitern wird signalisiert, dass ihre Präferenzen hinsichtlich des Urlaubs nicht relevant sind.
3. Das Unternehmen zeigt sich inkompetent, weil es so tut, als ob die Projekterfolge nicht vom Arbeitseinsatz der Mitarbeiter abhängen.

Es muss somit im nächsten Schritt analysiert werden, welche Ziele die Mitarbeiter und das Unternehmen haben können.

Problemanalyse: Interessen von Unternehmen und Mitarbeitern

Ausgangspunkt für Lösungen muss immer die Analyse der Interessen und Ziele der Beteiligten sein. In diesem Fall muss geklärt werden, was das Unternehmen anstrebt und was die Präferenzen der Mitarbeiter sind. Unternehmen streben die Maximierung des langfristigen (nachhaltigen) Gewinns an. Entscheidend ist die Betonung der Langfristigkeit, weil dies verbietet, kurzfristig mit Zwangsurlaub zu fordern, ohne die Folgen im nächsten Jahr zu berücksichtigen.

Im Weiteren ist zu fragen, welche Auswirkungen ein Zwangsurlaub hat. Das angebliche Plus besteht darin, dass geringere Rückstellungen gebildet werden müssen. Dem entgegen stehen aber die Verzögerungen in den Projekten, wenn wichtige Mitarbeiter fehlen. Wenn dann auch andere Mitarbeiter auf den Input der Experten warten müssen, vervielfältigt sich der Schaden. Gerade zurzeit existiert ein gravierender Mangel an praktisch allen technischen Mitarbeitern, so dass auch Ersatz kaum zu finden ist.

Genauso muss auf der Nutzenseite analysiert werden, welche Schäden ein verspätetes Fertigstellen bestimmter Projekte auslöst. In saisonabhängigen Unternehmen könnten Verspätungen dazu führen, dass die Projekte nicht mehr rechtzeitig vor der Saison fertig werden. Projekte für Kunden können im Falle von Verspätungen zu Vertragsstrafen führen und dazu, dass das Unternehmen seinen guten Ruf verliert. Im noch erträglichsten Fall verschieben sich die aktuellen und auch die zukünftigen Projekte um einige Wochen, so dass ihr geplanter Nutzen später eintrifft.

Dazu kommen die weiteren Schäden, wenn sich die Unternehmen über die Wünsche der Mitarbeiter hinwegsetzen. Solche Fehlentscheidungen sprechen sich über den „Flurfunk“ viel schneller herum als die salbungsvollen Ergüsse zur Mitarbeiterförderung.

Das Ziel der Unternehmen besteht darin, möglichst viele produktive Stunden der wichtigen Mitarbeiter zu bekommen, wobei gewisse Grenzen z. B. hinsichtlich des Arbeitsschutzes bzw. des Wohls des Mitarbeiters eingehalten werden müssen.

Die Wünsche der Mitarbeiter können außerordentlich verschieden sein. Einige Mitarbeiter freuen sich aus finanziellen Gründen über jede mögliche Überstunde. Andere brennen für ihr Projekt und wollen auf keinen Fall vor Fertigstellung unterbrechen. Wieder andere halten die Freizeit für wichtiger, allerdings zu Zeiten, in denen der Urlaub für sie am meisten Nutzen bringt, was fast nie Anfang Dezember sein dürfte. Eine weitere Gruppe wiederum mag so heruntergewirtschaftet sein, dass sie Urlaub zu jeder Zeit akzeptiert, auch wenn sie ahnt, dass die liegen gebliebene Arbeit sie umso schlimmer im nächsten Jahr einholen wird.

Problemlösung: Urlaubsplanung keine Jahresendplanung

Die Analyse hat gezeigt, dass es die eine immer richtige Lösung nicht geben kann. Aber in vielen Fällen kann man eine Vereinbarung finden, welche beiden Seiten Vorteile bringt und somit viel besser ist als das geistlose Vorgeben vom Urlaubsabbau. Im ersten Schritt müssen sich die Unternehmen darüber im Klaren werden, dass die Mitarbeiterplanungen und darin die Urlaubsplanungen keine Jahresendplanung sind, sondern permanent durchgeführt werden müssen, und zwar zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten. Starre Vorgaben aus der Personalabteilung können dabei nur Unheil anrichten.

Wichtig ist zudem die Erkenntnis, dass Überstunden für das Unternehmen sehr vorteilhaft sind, weil

1. keine neue Einarbeitung stattfinden muss (vgl. zu den z. T. extremen Einarbeitungskosten Hoberg (2018, S. 17 ff.).
2. die Kosten pro gearbeiteter Überstunde unter den Kosten der normalen Arbeit liegen, weil die meisten Arten des zweiten Lohns für Überstunden nicht mehr anfallen (Wichtigste Ausnahme: Arbeitgebersozialabgaben).
3. in vielen Gegenden kein Fachpersonal mehr zu finden ist.

Insofern liegen Überstunden von wichtigen Mitarbeitern im Interesse der Unternehmen, solange sich die Mitarbeiter dabei nicht übernehmen. Intensive Projektarbeit führt i. d. R. dazu, dass die betroffenen Mitarbeiter hohe Arbeitszeitguthaben aufbauen. Diese müssen mittelfristig abgebaut werden, wobei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung stehen:

1. Übertragung des Urlaubsanspruchs auf das Folgejahr: Viele Unternehmen legen den Mitarbeitern große Steine in den Weg, was im Falle wichtiger Mitarbeiter ein großer Fehler ist, weil die Unternehmen häufig auf die sofortige Arbeitsleistung angewiesen sind. Ein Zwangsurlaub in dieser Situation wäre sicher nicht angemessen.
2. Auszahlung eines Teils des Urlaubsanspruches: Der Autor hat nicht wenige Schlüsselmitarbeiter getroffen, welche durch anspruchsvolle Projekte 60 und mehr noch offene Urlaubstage am Jahresende aufwiesen. In diesen Fällen sollte für das folgende Frühjahr ein längerer Urlaub in Abstimmung mit dem Mitarbeiter eingeplant werden. Der Rest der Tage sollte dann ausgezahlt werden, weil ein sinnvoller Abbau kaum noch möglich ist. Zudem sollten die Vorgesetzten ermahnt werden, die es zu dieser Notsituation haben kommen lassen. Eine langfristige Planung ist unerlässlich. 
3. Einige moderne Unternehmen bieten an, die Urlaubstage einem Lebensarbeitskonto gut zu schreiben, so dass der Mitarbeiter einige Wochen oder sogar Monate früher in die Rente gehen kann. Wegen der notwendigen Sicherheiten gegen einen Konkurs ist dieser Weg allerdings aufwendig und könnte auch falsche Anreize schaffen.

Aufgabe der Personalabteilung ist es dann, einen möglichst flexiblen Rahmen vorzugeben, der so weit ist, dass Regelungen gefunden werden können, die für beide Seiten gut sind. Dort würde dann auch festgelegt, dass das Auszahlen von Resturlaub möglich ist, wenn Vorgesetzter und Mitarbeiter sich einigen. Das Schicken in den Zwangsurlaub muss aufhören!

letzte Änderung P.D.P.H. am 27.03.2023 Autor:  Prof. Dr. Peter Hoberg Bild:  panthermedia.net / Randolf Berold

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	Herr Prof. Dr. Peter Hoberg Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule Worms. Seine Lehrschwerpunkte sind Kosten- und Leistungsrechnung, Investitionsrechnung, Entscheidungstheorie, Produktions- und Kostentheorie und Controlling. Prof. Hoberg schreibt auf Controlling-Portal.de regelmäßig Fachartikel, vor allem zu Kosten- und Leistungsrechnung sowie zu Investitionsrechnung.
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