Automatisierte Finanzplanung: Vom Excel-basierten Planungsverfahren zu einer automatisierten, systemgestützten Lösung

Manuelle Konsolidierung von Excel-Templates im Rahmen der Budgetplanung – nicht mehr bei DR. KADE Health Care. Der Berliner Pharmahersteller setzt auf die Finanzplanungssoftware von Corporate Planning und profitiert von einem automatisierten Forecast von GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung als Basis einer treiberbasierten Unternehmenssteuerung. Das Controlling gewinnt Raum für strategische Fragestellungen und leistet durch die direkte Zusammenarbeit mit den Fachbereichen einen Wertbeitrag.

„Wir machen Lebensqualität“

Als mittelständischer Pharmahersteller hat sich DR. KADE Health Care die Lebensqualität für Menschen weltweit auf die Fahnen geschrieben. Das unabhängige Familienunternehmen entwickelt, fertigt und vermarktet qualitativ hochwertige Arzneimittel und Medizinprodukte: jährlich 11 Mio. Packungen mit 408 Tonnen Cremes, Salben und Gele sowie 54 Mio. Zäpfchen und Ovula, die in 28 Ländern im verschreibungspflichtigen Bereich und für die Selbstmedikation zum Einsatz kommen.

Als Controller Christopher Budde Ende 2019 und wenig später auch Oliver Matthes als Head of Controlling ihre Arbeit bei DR. KADE aufnahmen, erfolgte die Budgetplanung mit Hilfe von Excel-Tabellen im klassischen Gegenstromprinzip. Der manuelle Zeitaufwand im Controlling führte in jeder Planungsperiode zu drei Monaten Planungstätigkeit unter Volllast. Zudem war diese Methodik fehleranfällig, da die Daten manuell erhoben und weiterverarbeitet wurden. Schließlich ist die Konsolidierung der Daten zeitaufwendig, so dass Analysen und Berichte an das Management mit nur erheblichem Zeitversatz möglich waren. Raum für ihre Aufgaben in der strategischen und operativen Unternehmenssteuerung – etwa monatliche Forecasts, die Begleitung von ertragssteigernden Maßnahmen oder Prozessanalyse und -verbesserung – blieb den beiden Controllern dabei kaum. Daher trafen sie schnell die Entscheidung, das Unternehmenscontrolling unterstützt von der Software von Corporate Planning komplett neu aufzusetzen.

Unterstützung bei Implementierung und unternehmensweiter Roll-out

Bei der Implementierung wurde Christopher Budde von einem erfahrenen Consultant von Corporate Planning unterstützt – etwa beim Aufbau der Datenbankstruktur, der Finanzstruktur und der Adaption der Organisation in die Berechtigungsstruktur. „Die Zusammenarbeit war sehr flexibel, kundenorientiert und vor allem vom fachlichen Austausch auf Augenhöhe geprägt“, zeigt sich Christopher Budde rückblickend zufrieden.
Gleichzeitig erfolgte in diesem Zuge der Wechsel von der Bereitstellung on-premise in die Cloud-Umgebung. „Unser gesetztes Ziel war von vornherein die maximale Verfügbarkeit und der komfortable Zugriff für alle Mitarbeitenden jeden Standortes und jedem Endgerät. Das gelingt mit der CP-Cloud in idealer Weise und reduziert zudem den Aufwand für unsere interne IT-Abteilung.“

Im ersten Schritt verlagerte Christopher Budde die Kostenstellenplanung sowie die Absatz-/Umsatzplanung in das Umfeld der dezentralen Dateneingabe. Schrittweise wurden weitere vier Datenbanken aufgebaut, die unterschiedliche Sachverhalte mit direktem Kostenträger-Bezug oder das Investitionsmanagement abbilden und schlussendlich eine vollständige FC-Datengrundlage für die Darstellung von GuV (Gesamt- sowie Umsatzkostenverfahren), Bilanz und Kapitalflussrechnung bilden. Die Datenbereitstellung erfolgt seitdem komplett in den Fachbereichen: Insgesamt 55 Knowhow-Träger u.a. in den Bereichen Produktion, Supply Chain, Marketing und Vertrieb, Zulassung und Verwaltung. Alle Fachabteilungen erfassen ihre Zahlen heute selbständig über ein browserbasiertes und leicht zu bedienendes Interface in Corporate Planner. Dabei verantworten sie neben der fristgerechten Abgabe auch die Richtigkeit der Daten. Die Rechenwerke GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung konsolidiert Corporate Planner anschließend automatisch. Christopher Budde steuert lediglich die Daten für die GuV-Bestandteile unterhalb des EBIT sowie die Bilanzveränderungen bei – ein deutliches Plus für die Datenqualität und das laufende Reporting im Unternehmen. „Insbesondere die Verknüpfung der Rechenwerke untereinander wird im Corporate Planner mit Hilfe von sogenannten Logikbausteinen sehr transparent abgebildet. Beispielsweise werden Anpassungen in der GuV automatisch in die Bilanzplanung übernommen. Grundsätzlich schlagen sich alle Veränderungen in GuV und Bilanz als Resultante in der Kapitalflussrechnung nieder. Dies versetzt uns in die Lage, DR. KADE sowohl ergebnis- als auch cashbasiert zu steuern“, fasst Christopher Budde die wesentlichen Vorteile aus Sicht der Unternehmenssteuerung zusammen.

„Daten manuell übertragen und rechnen muss bei uns niemand mehr. Mathematische Fehler sind passé“, sagt Christopher Budde. „Durch CP und in Verbindung mit unser BI-Lösung in Qlik Sense sind wir jederzeit auskunftsfähig – auf Knopfdruck – sowohl intern als auch extern gegenüber Kreditinstituten, Wirtschaftsprüfern oder den Gesellschaftern. Diese Präzision und Geschwindigkeit tragen wesentlich zur Transparenz und Glaubwürdigkeit bei.“

Nahtlose Integration ermöglicht Echtzeit-Steuerung

Und auch, dass Corporate Planner Finance nahtlos in die Unternehmens-IT integriert ist und regelmäßig aktuelle Daten aus allen Unternehmensbereichen erhält, zahlt direkt auf die Qualität von Daten und Analysen ein. Während die ERP-Software Ist-Zahlen aus Buchhaltung, Auftragsabwicklung, Produktionsplanung und Einkauf liefert, steuert das Personalwesen Daten wie Lohn, Gehalt sowie Sozialaufwendungen bei. Eine stündliche Synchronisation mit Qlik Sense stellt sicher, dass alle Daten stets aktuell sind.

„Neben dem hohen Automatisierungsgrad lässt sich CP auch sehr einfach mit anderen vor- und nachgelagerten Systemen integrieren, sodass wir ganz neue Möglichkeiten für die unternehmensweite/bereichsübergreifende Planung und Steuerung haben“, bestätigt Christopher Budde. Um umfangreiche Treiberanalysen in Qlik Sense durchführen zu können, bearbeitet das Controlling ergänzende Planungsbestandteile wie Umsatz, Materialaufwand und Beschaffungsvolumen in separaten CP-Datenbanken auf höchster Granularität (SKU-Einheiten). Ergänzend läuft die Planung der Marketing- sowie Scientific-Kosten über die Software Corporate Planner Sales, einem multidimensionalen Modul von Corporate Planning. Es übernimmt die kostenträgerbezogene Kostenplanung und definiert Umlageschlüssel.

Neue Freiräume für strategische Aufgaben

Welch enorme Zeitersparnis und damit Freiräume Corporate Planner Finance ermöglicht, zeigt sich insbesondere im Wandel von einer jährlichen Planungsphase, die von einem monatlichen, rollierenden Forecast abgelöst wurde. „Während früher das gesamte Controlling drei Monate unter Volllast beschäftigt war, lässt sich der Forecast heute dank der Automatisierung bequem von einer Person managen – und wir können uns anderen Dingen zuwenden, die im Unternehmen einen wirklichen Wertbeitrag liefern“, erläutert Christopher Budde.

„Der monatliche Forecast erlaubt uns von Monat zu Monat präzisere Aussagen zum Ergebnis und dem Cashflow. Gleichzeitig lernen wir viel über die Treiber des Geschäftsmodells und können steuerungsrelevante Maßnahmen nachhalten und deren Effekte abgrenzen“, freut sich Christopher Budde, der die freigewordene Zeit neben Prozessanalysen gerne für das Sparring mit den Fachbereichen und Entscheidungsträgern bei Dr. KADE nutzt. „Mit demselben Zeitaufwand erreichen wir heute viel mehr, können detaillierter und genauer planen. Ein spürbarer Mehrwert für das Unternehmen ergibt sich aus unserer gemeinsamen Zeit mit den Fachbereichen.“

Fit für die Zukunft

Kommt es zu Veränderungen im Unternehmen, macht die cloudbasierte Controlling-Lösung diese problemlos mit: „Die in CP abgebildeten Strukturen sind beliebig skalierbar und die Software ist in meiner Rolle als Power-User einfach zu verwalten“, so Christopher Budde. Änderungen am Produktportfolio, an der Organisationsstruktur, den Kontierungsobjekten oder am Produktportfolio passt er einfach und schnell selbstständig an. In Zukunft möchte DR. KADE sein Geschäft mit freiverkäuflichen Arzneimitteln weiter ausbauen. Das erfordert schnelle Innovationszyklen und die richtigen operativen und strategischen Entscheidungen. Die erforderlichen Daten für Investitions- und Wirtschaftlichkeitsrechnungen werden unter anderem vom Corporate Planner bereitgestellt. 

Erstellt von (Name) E.R. am 09.04.2024 Geändert: 09.04.2024 07:42:39 Quelle:  proALPHA/Corporate Planning Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov