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Controllers Trickkiste: Interne Kosten identifizieren
1. Problem
Bei ihren Kalkulationen tendieren einige Unternehmen dazu, die internen Kosten zu vernachlässigen. Mit internen Kosten sind solche gemeint, welche standardmäßig im Unternehmen anfallen. Insb. bei Personalkosten tritt dieser Fehler auf. Wenn z. B. die Kosten einer Standbesetzung für ein Event kalkuliert werden, zählen manche Unternehmen nur die Kosten der externen Kräfte, weil nur bei ihnen zusätzliche Auszahlungen (Out of Pocket Expenses) anfallen. Dies erweist sich fast immer als falsch, weil es zu einem unvollständigen Bild führt, was wiederum Fehlentscheidungen bewirken kann.2. Möglichst vollständiger Vergleich
Handlungsmöglichkeiten (Projekte, Maßnahmen, Alternativen usw.) werden durchgeführt, um Verbesserungen zu erreichen. Der Maßstab besteht in dem erwarteten Zustand ohne die Durchführung der Verbesserungen (Null-Alternative, Basishandlungsmöglichkeit, Ausgangssituation usw.). Daher werden die Wirkungen der Handlungsmöglichkeiten dadurch abgeleitet, dass die Änderungen gegenüber der heutigen oder erwarteten Situation bestimmt werden.Da die Differenzen betrachtet werden, heißt diese Methode Differenzmethode. Wenn berücksichtigt wird, dass auch in den Ausgangssituationen Anpassungen vorgenommen werden müssen, so wird gegen diese fortgeführte Basishandlungsmöglichkeit verglichen (vgl. zu diesem Ansatz der fortgeführten/erweiterten Differenzmethode Hoberg (2015), S. 132 ff).
Die Bildung der Differenzen ist besonders dann einfach, wenn von außen Rechnungen kommen, welche zu Auszahlungen führen. Wenn z. B. für die Realisierung einer Handlungsmöglichkeit neue Maschinen gekauft werden müssen, was ansonsten (= Nullalternative) nicht nötig gewesen wäre, so müssen die Auszahlungen für die Maschine der zu untersuchenden Handlungsmöglichkeit zugeordnet werden.
Gleiches gilt im kurzfristigen Bereich, wenn z. B. zusätzliche Rohstoffe beschafft werden müssen. Die zusätzlich notwendigen Auszahlungen müssen berechnet werden. Das kann durchaus komplizierter werden, wenn sich durch Mengenänderungen die Beschaffungspreise ändern. Die Nebenkosten inkl. der Wirkung von Zahlungszielen müssen in die Analyse mit eingehen.
Im Eingangsbeispiel eines Events werden die externen Kosten praktisch immer berücksichtigt. Das gilt z. B. für die Rechnungen für den Standaufbau, das externe Standpersonal, die Standgebühren usw. Aber viele internen Kosten bleiben unbeachtet, was häufig zu Fehlern führt. Wenn festangestellte Mitarbeiter sich auf einem Firmenevent engagieren, gibt es indirekte Wirkungen, weil andere Tätigkeiten liegen bleiben oder weil bezahlte Überstunden irgendwann anfallen.
Allerdings sind diese Folgen nicht so offensichtlich, weil Kosten für Tätigkeiten, die nicht durchgeführt werden, im Rechnungswesen nicht erfasst werden (Ausnahmen können unterlassene Instandhaltungen sein). Im schlimmsten Fall werden Aktivitäten verhindert, welche für das Unternehmen viel wertvoller gewesen wären.
Das Problem der fehlenden Berücksichtigung gilt auch für andere Ressourcen, die in Anspruch genommen werden. Die Kosten für Fahrten des Event-Mitarbeiters mit seinem Firmenwagen müssen erfasst und bewertet werden. Gleiches gilt für die Kosten durch betriebsinterne Abstimmungsbesprechungen bzw. die Zeit, in der die Agenturen ausgewählt, gemanagt und kontrolliert werden.
Letzte Änderung W.V.R am 31.08.2022
Autor(en): Dr. Peter Hoberg
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